Bewerbung als Sachbearbeiter

Der Beruf des Sachbearbeiters ist vielfältiger, als die meisten auf den ersten Blick glauben – immerhin werden in jenem in unterschiedlichsten Branchen, Unternehmen und Institutionen diverse Sachverhalte bearbeitet. Wer seine Stärken in einer organisierten, gewissenhaften und flexiblen Arbeitsweise sieht, ist in diesem Berufsfeld richtig. Fühlen Sie sich angesprochen und fragen sich nun, wie Sie die Personalabteilung von Ihren Qualitäten überzeugen können? Dann zeigen wir Ihnen in diesem Artikel den Weg zum neuen Traumjob auf!

Eins sollte jedem bewusst sein, der sich als Sachbearbeiter bewirbt: Der Beruf ist enorm vielschichtig, da ein Unternehmen in unterschiedliche Arbeitsbereiche geteilt wird, in denen wiederum von Sachbearbeitern Einzelfälle bearbeitet werden. Als Fachspezialisten für ihren Bereich müssen Sachbearbeiter dabei oft anspruchsvolle Aufgaben erledigen.

Bewerben Sie sich auf eine konkrete Stellenausschreibung, wissen Sie, was auf Sie zukommt – wollen Sie sich hingegen initiativ bewerben, sollten Sie klar kommunizieren, in welchem Bereich Sie als Sachbearbeiter Fuß fassen möchten. Nur so können Sie die relevanten Qualifikationen herausarbeiten.

Der erste Schritt zum Erfolg ist immer die korrekte Anordnung Ihrer Bewerbungsdokumente. Dabei sollten Sie auf folgende Reihenfolge setzen:

Vollständige Bewerbungsunterlagen umfassen ein Anschreiben, ein Deckblatt und einen (meist tabellarischen) Lebenslauf. Das Anschreiben besitzt als Herzstück der Bewerbung deutlich mehr Aussagekraft als das Deckblatt und wird daher an erster Stelle platziert. Das Deckblatt hingegen dient als Einleitung in Ihren Werdegang und steht dementsprechend vor dem Lebenslauf.

Weitere Dokumente, wie z. B. ein ergänzendes Motivationsschreiben, Kurzprofil oder Zeugnisse, können Ihre Qualifikation unterstreichen. Relevante Abschluss- oder aktuellere Arbeitszeugnisse sollten Sie für gewöhnlich einreichen, ob ein Motivationsschreiben oder Kurzprofil jedoch sinnvoll ist, hängt von vielen individuellen Faktoren ab.

Schon die ersten Zeilen Ihres Bewerbungsschreibens können entscheiden, ob der Personaler Ihre Bewerbung gespannt weiterverfolgt oder sie direkt aus der Hand legt. Fesselnde, interessante und kreative Einleitungssätze wecken das Interesse des Ansprechpartners, wohingegen standardmäßige Floskeln zeigen, dass Sie sich nicht ausreichend mit dem Unternehmen beschäftigt haben. Dennoch sind viele Sachbearbeiter-Stellen eher im konservativen Bereich angesiedelt, weshalb Sie (je nach Arbeitgeber) eine nicht zu blumige oder lockere Sprache wählen sollten.

Wenn Sie sich Gedanken über Ihre Motivation gemacht haben, bringen Sie diese in der Einleitung zum Ausdruck und folgen Sie dabei folgenden Fragen:

Viele Wege führen zur Sachbearbeitung. Praktika in administrativen Bereichen, Berufsausbildungen z. B. zum Bürokaufmann oder zum Verwaltungsfachangestellten sowie in manchen Fällen sogar ein Studium. Unabhängig davon, aus welcher Position heraus Sie sich bewerben und wie viel Erfahrung Sie mitbringen, können Sie sich von folgenden Einleitungssätzen inspirieren lassen:

Beispielhafter Einleitungssatz für eine Bewerbung als Auszubildender im kaufmännischen Bereich oder Verwaltungswesen:

Beispielhafter Einleitungssatz für eine Bewerbung als Praktikant:

Beispielhafter Einleitungssatz für Quereinsteiger:

Beispielhafter Einleitungssatz als Führungskraft eines Sachgebietes:

Der Hauptteil Ihres Bewerbungsschreibens stellt den eigentlichen Platz der Selbstvermarktung dar. Hier haben Sie die Chance, Ihre fachlichen Fähigkeiten ebenso wie Ihre erzielten Erfolge anschaulich darzustellen. Achten Sie in diesem Abschnitt darauf, nicht Ihren Lebenslauf nachzuerzählen. Stellen Sie stattdessen nur die Kompetenzen heraus, die für die ausgeschriebene Position relevant sind und behalten Sie immer im Hinterkopf, welchen Mehrwert Sie dem Unternehmen bieten.

Als Berufserfahrener sollten Sie folgende Inhalte im Hauptteil Ihres Bewerbungsschreibens aufführen:

Wenn Sie sich auf eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Verwaltungswesen bewerben möchten, sollten Sie auf folgende Punkte näher eingehen:

Beispiel für die Formulierung des Hauptteils einer Bewerbung für eine Position im Bereich Sachbearbeitung:

Wie gut Sie in ein Team und in einen Aufgabenbereich passen, hängt nicht nur von Ihren fachlichen Kompetenzen, sondern auch von Ihren Soft Skills ab. Sie können diese entweder in einem eigenen Abschnitt formulieren oder diese geschickt mit Ihren Erfahrungswerten verknüpfen (vgl. Beispieltext zur Formulierung des Hauptteils).

Bei beiden Varianten sollten Sie sich am Anforderungsprofil der Stellenausschreibung orientieren. Denken Sie auch hier daran, Ihren Mehrwert zu schildern und die Eigenschaften nicht bloß aneinanderzureihen, sondern diese in Bezug zu Ihren zukünftigen oder bisherigen Aufgaben zu setzen.

Greifen Sie nur die Punkte des Anforderungsprofils auf, die auf Sie zutreffen, da Sie diese Kompetenzen und Eigenschaften im Vorstellungsgespräch und Berufsleben vertreten müssen. Bei sehr umfangreichen Ausschreibungen ist es nicht notwendig, alle Soft Skills aufzugreifen, stattdessen sollten Sie sich hauptsächlich auf die Hard Skills fokussieren.

Von folgenden Soft Skills können Sie im Bereich Sachbearbeitung profitieren:

Folgender Passus soll Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Soft Skills optimal mit Ihrer fachlichen Erfahrung verbinden:

Im Schlusssatz Ihres Bewerbungsschreibens weisen Sie noch einmal darauf hin, dass Sie das Unternehmen in Zukunft verstärken möchten. Außerdem sollten an dieser Stelle Ihr möglicher Eintrittstermin sowie Ihre Gehaltsvorstellung genannt werden – vorausgesetzt, diese werden in der Ausschreibung erfragt. Der Höflichkeit halber empfiehlt es sich, zum Ausdruck zu bringen, dass Sie sich auf eine Einladung zum persönlichen Gespräch freuen.

Beispielhafte Formulierung für den Schlusssatz der Bewerbung mit Eintrittstermin:

Beispielhafte Formulierung für den Schlusssatz der Bewerbung mit Kündigungsfrist / frühestmöglichem Eintrittstermin:

Beispielhafte Formulierung für den Schlusssatz der Bewerbung mit Gehaltsvorstellung:

Beispielhafte Formulierung für den Schlusssatz der Bewerbung mit Sperrvermerk:

Wenn Sie eine verhandelbare Gehaltsvorstellung angeben möchten, sollten Sie diese nicht zu niedrig ansetzen, weil Sie meist ein Gehalt verhandeln werden, das unter Ihrem angegebenen Wunschgehalt liegt. Ebenso verhält es sich mit einer Gehaltsspanne: Kein Personaler wird Ihnen freiwillig die höhere Summe auszahlen, daher ergibt diese Angabe keinen Sinn. Dennoch sollten Sie sich nicht mit einer abstrusen Gehaltsvorstellung ins Aus schießen.

Folgende Liste zeigt Ihnen, welche Fehler Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben unbedingt vermeiden sollten:

Achten Sie zudem darauf, dass die Auflistung Ihrer Stationen innerhalb der einzelnen Kategorien antichronologisch erfolgt, das heißt, dass die aktuellen Tätigkeiten und Abschlüsse immer zuerst angegeben werden.

Wichtig für einen anschaulichen Lebenslauf ist ebenso die Hervorhebung bestimmter Inhalte durch Fettdruck oder farbliche Akzente. Bei der Darstellung Ihrer derzeitigen Stelle beispielsweise sollte Ihre aktuelle Positionsbezeichnung hervorgehoben werden, damit der Bewerbungsempfänger mit einem Blick Ihre Qualifikation ablesen kann.

Durch die sinnvolle Unterteilung Ihres Lebenslaufes in thematische Kategorien machen Sie es dem Personalverantwortlichen leichter, Ihrem Werdegang zu folgen und die wichtigsten Informationen herauszufiltern.

Für eine Bewerbung im Bereich Sachbearbeitung sollten folgende Kategorien in Ihrem Lebenslauf enthalten sein:

Zu Beginn des Lebenslaufes stehen Ihre persönlichen Daten. Die Angabe dieser ist freiwillig, wir empfehlen jedoch, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit sowie Familienstand anzugeben. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, Ihre Kontaktdaten in der Kopfzeile des Lebenslaufes aufzuführen. Das hat außerdem den Vorteil, dass der Empfänger auf jedem Dokument Ihrer Bewerbung sieht, wessen Unterlagen er gerade sichtet und wie er den Bewerber kontaktieren kann.

Um Ihre Kompetenzen in bestimmten Fachbereichen und Aufgabenfeldern stärker hervorzuheben, können Sie einen gesonderten Abschnitt anlegen. In diesem können Sie all die Kenntnisse aufführen, die im Mini-Kurzprofil auf dem Deckblatt nicht genügend zur Geltung gekommen sind.

Für eine Tätigkeit in der Sachbearbeitung könnten das beispielsweise Schlagworte sein, die Ihre Organisationskompetenzen unterstreichen (Arbeitsablauforganisation, Termin- und Auftragskoordination). Auch die Begriffe „Angebotserstellung“, „Auftragsbearbeitung“ und „Kundenservice“ können relevante Keywords für Ihre Bewerbung bilden.

Haben Sie schon einmal von CV Parsing gehört? Dabei wird Ihr Lebenslauf automatisch von Bewerbermanagementsoftware ausgelesen und analysiert. Durch die Filterung relevanter Schlagworte passend zum Berufsfeld, sogenannten Keywords, erkennt das System, ob Sie ein geeigneter Kandidat für die ausgeschriebene Stelle sind. Die Auflistung bestimmter Fachbegriffe im Lebenslauf lohnt sich also!

Um Ihrem Lebenslauf möglichst viel Aussagekraft zu verleihen, sollten Sie in Ihrer Berufserfahrung sowohl Angaben zu dem jeweiligen Beschäftigungszeitraum als auch zu dem Namen und Standort des Unternehmens sowie Ihrer Positionsbezeichnung machen. Ergänzt werden diese Angaben durch eine stichpunktartige Beschreibung Ihres Aufgaben- und Verantwortungsbereiches sowie Ihrer Erfolge.

In der unten stehenden Grafik zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Berufserfahrung optimal in Szene setzen und den Personalverantwortlichen somit von sich überzeugen:

Um zu verdeutlichen, mit welcher Ausbildung oder welchem Studium Sie die Grundlage Ihrer Qualifikation gelegt haben, fügen Sie dem Lebenslauf diese Kategorie hinzu. Auch hier sollten Sie den Namen und Standort des Arbeitgebers bzw. der (Hoch-)Schule aufführen.

Wichtig ist außerdem, Abschlüsse explizit zu nennen, damit der Personalverantwortliche sicher sein kann, dass Sie die Berufsausbildung bzw. das Studium tatsächlich abgeschlossen haben. Achten Sie darauf, berufliche Abschlüsse z. B. als Bürokaufmann mit „Berufsabschluss“ zu kennzeichnen, da andere Formulierungen von CV Parsern oft nicht ausgelesen werden können.

Folgende Darstellung zeigt, wie Sie Ihren Bildungsweg im Lebenslauf darstellen können:

Insbesondere in der Sachbearbeitung, die sich auf vielfältige Bereiche erstreckt, kommt der stetigen Auffrischung und Erweiterung des Fachwissens eine besondere Bedeutung zu. In- und externe Seminare, Workshops und Lehrgänge sollten daher auf jeden Fall in Ihrem Lebenslauf Erwähnung finden. Wenn Sie bereits seit vielen Jahren auf dem Gebiet Sachbearbeitung tätig sind und viele Schulungen besucht haben, reicht eine Auswahl der vergangenen zehn Jahre.

Ihre Seminare, Schulungen und Lehrgänge können Sie wie folgt aufführen:

Als Abschluss Ihres Lebenslaufes empfiehlt es sich, relevante Zusatzinformationen zu Ihrer Person zu liefern. Angaben zu Ihren Sprachkenntnissen und EDV-Kenntnissen sind hier ratsam. Wenn Sie dienstlich Fahrten unternehmen müssen, sollten Sie außerdem angeben, dass Sie einen Führerschein besitzen.

So können Sie Ihre zusätzlichen Fähigkeiten im Lebenslauf angeben:

Vermeiden Sie bei der Erstellung Ihres Lebenslaufes folgende Fehler:

Damit Sie mit Ihrer Bewerbung für Ihre Wunschposition in der Sachbearbeitung punkten, empfehlen wir Ihnen, die oben beschriebenen Tipps zu befolgen. In unserer kostenlosen Bewerbungsvorlage geben wir Ihnen sowohl hilfreiche Tipps zur Formatierung als auch Inspirationen für den Inhalt Ihrer Bewerbung, sodass Sie sich ein überzeugendes Bewerbungsschreiben, ein übersichtliches Deckblatt und einen aussagekräftigen Lebenslauf mit Fokus auf Ihren Erfahrungen und Erfolgen erstellen können.

Ergänzend zu den klassischen Bewerbungsdokumenten Anschreiben, Deckblatt und Lebenslauf können Sie Ihrer Bewerbungsmappe auch ein Motivationsschreiben beilegen. Dieses empfiehlt sich insbesondere bei der Bewerbung als Quereinsteiger, der Bewerbung für eine Ausbildung sowie bei einem angestrebten Branchenwechsel.

Achten Sie bei der Erstellung Ihres Motivationsschreibens darauf, dass dieses das gleiche Design aufweist wie die restlichen Dokumente. Um das Motivationsschreiben sinnvoll zu nutzen, sollten Sie dieses nur mit neuen Informationen füllen und auf eine Wiederholung der bereits im Anschreiben genannten Kompetenzen verzichten.

Thematisch sollte Ihr Motivationsschreiben folgende Abschnitte umfassen:

Eine weitere Möglichkeit, um sich abseits von den klassischen Bewerbungsdokumenten von der Masse abzugrenzen, ist das Kurzprofil. In diesem Dokument können Sie auf einer Seite Ihre fachliche Kernkompetenz, persönlichen Stärken und Motivation prägnant und optisch ansprechend zusammenfassen – der grafischen Gestaltung sind dabei kaum Grenzen gesetzt, das Design des Kurzprofils sollte jedoch eine Einheit mit Ihren restlichen Bewerbungsunterlagen bilden.

Ein Kurzprofil lohnt sich vor allem dann, wenn Sie über eine umfangreiche Laufbahn verfügen und der Lebenslauf daher sehr viele Informationen enthält. Ihr Kurzprofil können Sie einerseits zusammen mit der Bewerbung versenden, um einen kompakten ersten Überblick über Ihre Laufbahn zu vermitteln, bevor der Personaler detailliert die restlichen Unterlagen sichtet. Andererseits können Sie es als Einzelprodukt z. B. bei Jobmessen verteilen und bei Bedarf Ihre restlichen Unterlagen nachreichen.

Thematisch sollte Ihr Kurzprofil folgende Aspekte umfassen:

Grafische Elemente, mit denen Sie Ihr Kurzprofil als Blickfang gestalten können, sind z. B.:

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