Bewerberdatenbank - Die optimale Quelle für das Active Sourcing

Aufgrund des steigenden Bedarfs an qualifizierten Arbeitskräften begeben sich immer mehr Unternehmen aktiv auf Bewerbersuche: Anstatt auf Bewerbungen zu warten, kontaktiert die Firma die Kandidaten mit dem größten Potenzial für die zu besetzende Stelle selbst. Neben beruflichen und sozialen Netzwerken gehören Bewerberdatenbanken dabei zu den beliebtesten Quellen für die Suche und Auswahl geeigneter Kandidaten.

Wir verraten Ihnen, wie eine Bewerberdatenbank funktioniert, welche Varianten es gibt und welche Vorteile sie sowohl Bewerbern als auch Personalern bietet.

Inhaltsverzeichnis

Definition - Was ist eine Bewerberdatenbank?
Vor- und Nachteile einer Bewerberdatenbank
Welche Bewerberdatenbanken gibt es?
Auswahl einer Bewerberdatenbank - Darauf ist zu achten
Tipps für ein erfolgreiches Online-Profil in der Datenbank

Definition - Was ist eine Bewerberdatenbank?

In einer Bewerberdatenbank können Bewerber ein aussagekräftiges Bewerberprofil anlegen, um ihr Interesse an einer neuen Position zu signalisieren. Das Profil enthält in der Regel ihren Lebenslauf sowie weitere Hard und Soft Skills, die für die angestrebte Position relevant sind. Recruiter können über die Datenbank geeignete Kandidaten für offene Stellen im Unternehmen finden und diese direkt kontaktieren, anstatt darauf zu warten, passende Bewerbungen zu erhalten.

So funktionieren Bewerberdatenbanken:

Bewerber können in der Bewerberdatenbank ein Profil anlegen und darin angeben, was sie können und was sie suchen.
Personaler können die registrierten Bewerber nach bestimmten Suchkriterien (z.B. Bildungsabschluss, Fachrichtung) und Schlüsselbegriffen filtern und so Kandidaten finden, welche die Anforderungen der Stellenausschreibung erfüllen.
Die vielversprechendsten Bewerber werden von den Personalern kontaktiert und können dann entscheiden, ob das Jobangebot ihren Vorstellungen entspricht.

Bewerberdatenbanken sind vor allem in Fachrichtungen erfolgsversprechend, in denen Fachkräftemangel herrscht. Dazu zählen beispielsweise die MINT-Fächer, d.h., Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Aber auch in den Bereichen BWL, Finanzen und Management werden Datenbanken häufig verwendet, um qualifiziertes Personal zu finden.

Vor- und Nachteile einer Bewerberdatenbank

Um dem Traumjob ein Stück näher zu kommen, müssen nicht immer zeit- und arbeitsaufwändige Bewerbungsunterlagen angefertigt werden. Mittels eines Profils bei einer Bewerberdatenbank können sich Fachkräfte interessierten Personalern präsentieren und von diesen Jobangebote erhalten. Sowohl Bewerber als auch Recruiter profitieren in vielerlei Hinsicht von den Datenbanken.

Vorteile für Bewerber:

Geringerer Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Jobsuche, da Erstellung aufwändiger und unternehmensspezifischer Bewerbungsunterlagen (z. B. Bewerbungsschreiben) wegfällt
Relevante Stellenangebote, da Personaler dank der Filteroptionen leicht eingrenzen können, ob Bewerber die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für den Job mitbringen
Erhöhte Wahrscheinlichkeit, für verdeckte Stellen (60-70% der zu besetzenden Positionen) berücksichtigt zu werden
Häufig anonymisierte Darstellung der personenbezogenen Daten, sodass Qualifikationen anstatt Alter und Geschlecht im Vordergrund stehen
Möglichkeit der One-Click-Bewerbung bei manchen Datenbanken, da die relevanten Informationen zum beruflichen Werdegang bereits hinterlegt sind
Unverbindliche Testung des Marktwertes (z. B. für Gehaltsverhandlungen hilfreich)
Kontaktherstellung zu Firmen, die vorher nicht bekannt waren oder nicht berücksichtigt wurden

Finden lassen, statt suchen

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Vorteile für Recruiter:

Niedrigerer Arbeitsaufwand aufgrund gezielter Such- und Filtermöglichkeiten von geeigneten Kandidatenprofilen
Zeitersparnis da bestimmte Schritte des oft aufwändigen Recruiting-Prozesses umgangen werden können (z. B. Vorselektion aufgrund der Fülle an Bewerbungen, Verschicken von Absagen)
Verhinderung von Bewerbermassen
Zugriff auf qualifizierte Arbeitskräfte mit hoher Wechselbereitschaft, die aber keine Zeit für eine aktive Jobsuche haben
Übersichtliche Darstellung der Qualifikationen und Kompetenzen im Profilformat macht die Identifikation der besten Kandidaten leichter
Möglichkeit, Mitglieder der Datenbank vorab auszuwählen, sodass Personalern nur qualifizierte Arbeitskräfte im Kandidatenpool präsentiert werden

Zeit- und kosteneffiziente Personalsuche

Unsere Bewerberdatenbank Workship macht die gezielte Suche nach Mitarbeitern leichter denn je: Dank der Zusammenarbeit mit unserem Bewerbungsservice „Die Bewerbungsschreiber“ können wir Ihnen einen aktiven Kandidatenpool diverser Hierarchieebenen und Branchen bieten. Und das Beste daran: Sie zahlen nur für interessierte Bewerber, die Ihre Kontaktanfrage bestätigen.

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Mögliche Nachteile von Bewerberdatenbanken

Der Eintrag in eine Bewerberdatenbank ist trotz aller Zeit- und Arbeitsersparnis mit Aufwand und ggf. Kosten verbunden. Nur ein sorgfältig ausgearbeitetes, regelmäßig aktualisiertes Profil kann zum Erfolg führen. Im Gegensatz zur aktiven Jobsuche können Sie außerdem nicht beeinflussen, wie viele Unternehmen sich bei Ihnen melden.

Wenn Sie sich aus einer ungekündigten Stellung heraus bewerben, müssen Sie zudem darauf achten, dass die Datenbank Personalern nur einen eingeschränkten Zugriff auf die Profilinformationen gewährt. So wird verhindert, dass Ihr aktueller Arbeitgeber Sie in der Bewerberdatenbank identifizieren kann.

Welche Bewerberdatenbanken gibt es?

Es existieren verschiedene Arten von Datenbanken, bei denen sich Bewerber und Recruiter registrieren können:

Allgemeine Jobportale und berufsbezogene Jobbörsen: Viele Jobportale und -börsen, z. B. StepStone oder Monster, verfügen neben einer Stellenbörse auch über eine Bewerberdatenbank. Die Erstellung eines Profils ermöglicht es Bewerbern, von Headhuntern kontaktiert zu werden sowie sich mit einem Mausklick auf offene Stellen zu bewerben.
Business-Netzwerke: Berufliche Netzwerke wie XING oder LinkedIn können ebenfalls als Bewerberdatenbänke angesehen werden, da Bewerber dort ein Profil anlegen und Ihre eigenen Qualifikationen präsentieren können.
Spezielle Datenbanken von Dienstleistern: Es gibt diverse Dienstleister, die im Austausch mit qualifizierten Arbeitskräften stehen, und Bewerberdaten mit Zustimmung der Klienten in einer Datenbank zusammentragen, z. B. Personalvermittlungsagenturen, Zeitarbeitsfirmen oder Bewerbungsservices.
Unternehmensspezifische Datenbanken: Es gibt zudem Datenbanksysteme, die von Unternehmen selbst angelegt werden, um im Fall einer Vakanz direkt auf Interessenten zurückgreifen zu können, ohne einen aufwändigen Recruiting-Prozess zu starten. Diese internen Datenbanken werden auch häufig als „Talent Pool“ bezeichnet. Grundlage für den Talent Pool bilden abgelehnte Bewerber oder Bewerber, die generell an einer Anstellung in diesem speziellen Unternehmen interessiert sind.
Bewerberdatenbank bei der Agentur für Arbeit: Die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit zählt zu den bekanntesten Bewerberdatenbanken und umfasst sehr viele unterschiedliche Fachrichtungen.

Sich bei allen möglichen Bewerberdatenbanken zu registrieren, ist keine effektive Bewerbungsstrategie. Sie sollten mehrere Anbieter ausprobieren und sich dann für die Datenbanken entscheiden, die am nutzerfreundlichsten sind und bei denen Sie qualitativ hochwertige Kontaktanfragen erhalten.

Kostenlose oder kostenpflichtige Bewerberdatenbank?

Für Bewerber ist die Registrierung bei einer Bewerberdatenbank meistens kostenlos. Insbesondere bei branchen- oder jobspezifischen Datenbanken können aber Kosten für die Registrierung oder Nutzung bestimmter Services anfallen. Sollten Sie im Voraus bezahlen müssen, gilt es sorgfältig abzuwägen, ob eine Registrierung zu erhöhten Jobchancen führt.

Sind Sie beispielsweise in einem Bereich tätig, wo ein Fachkräftemangel herrscht, kann ein Profil in einer Bewerberdatenbank zu vielversprechenden Jobangeboten führen. Besteht hingegen mehr Angebot als Nachfrage, sind die Chancen geringer, dass Personaler sich aktiv auf die Suche nach Mitarbeitern begeben und Datenbanken verwenden.

Für Unternehmen ist der Zugang zu einer Bewerberdatenbank häufig mit Kosten verbunden. Grundsätzlich sind hierbei zwei Optionen zu unterscheiden: Bei manchen Plattformen ist bereits die Registrierung kostenpflichtig, z. B. durch Erwerb einer Nutzerlizenz, die Zugriff auf die Datenbank gewährt. Bei anderen Datenbanken müssen Personaler für eine eingeschränkte Ansicht der Bewerberprofile nichts zahlen, sondern erst für die erweiterte Profileinsicht und konkrete Kontaktaufnahme.

Es lässt sich nicht pauschal sagen, ob kostenlose oder kostenpflichtige Bewerberdatenbanken besser sind. Ist die Profilerstellung kostenlos, legen meist mehr Bewerber ein Profil auf der Plattform an, sodass Personaler eine größere Auswahl an Kandidaten haben. Manchmal führt die Gratisregistrierung aber dazu, dass die Profile nicht regelmäßig gepflegt werden. Ist das Profil bei einer Bewerberdatenbank für den Bewerber kostenpflichtig, kann das Unternehmen meist davon ausgehen, dass die Daten aktuell und die Kandidaten bereit für einen Jobwechsel sind – andernfalls würden die Bewerber nicht weiterhin Geld für ihr Profil zahlen.

Ben Dehn - Bewerbungsexperte

Auswahl einer Bewerberdatenbank - Darauf ist zu achten

Nicht bei jeder Bewerberdatenbank lohnt sich eine Registrierung. Es müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein, damit sowohl Bewerber als auch Personaler Vorteile aus der Nutzung der Plattform ziehen können.

Bewerbern können folgende Punkte Aufschluss über die Qualität der Bewerberdatenbank geben:

Relevanz der Anfragen: Sofern die Datenbank über gute Filteroptionen verfügt und Sie Ihr Profil aussagekräftig gestalten, sollten Sie überwiegend Angebote für Positionen erhalten, die mit Ihren Qualifikationen und Erwartungen übereinstimmen.
Transparente Kostenstruktur: Seriöse Datenbanken geben an, welche Kosten für die Nutzung anfallen. Bewerber zahlen häufig nicht für die Erstellung des Profils, während Unternehmen entweder für den Zugang zur Datenbank oder für eine erfolgreiche Kontaktaufnahme zur Kasse gebeten werden.
Anonymisierung der Daten: Damit alle Bewerber die gleichen Jobchancen erhalten, sollten die Bewerberprofile anonymisiert und genderfrei sein. Stellt der Personaler eine konkrete Anfrage, können Sie dann die entsprechenden personenbezogenen Daten für ihn zugänglich machen.
Bewahrung der Privatsphäre: Wenn Sie sich in einer ungekündigten Anstellung befinden, sollte Ihr Profil für Personaler nur eingeschränkt sichtbar sein. Das heißt, Ihr Name, weitere Kontaktdetails sowie die Namen Ihrer bisherigen Arbeitgeber sollten bei Kontaktaufnahme des Unternehmens erst dann freigegeben werden, wenn Sie dem ausdrücklich zustimmen. So stellen Sie sicher, dass Ihr aktueller Arbeitgeber in der Datenbank nicht auf Ihr Profil stößt.
Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit: Ein Profil in einer guten Datenbank ermöglicht eine komprimierte und übersichtliche Darstellung Ihres beruflichen Werdegangs. Die Bedienung der Datenbank sollte so intuitiv wie möglich für den Nutzer sein.

Aus Sicht eines Personalers zeichnen diese Aspekte eine erfolgreiche Bewerberdatenbank aus:

Aktiver ausreichend großer Kandidatenpool: Zum einen sollten genügend Profile in der Datenbank vorliegen, damit eine sinnvolle Filterung der Ergebnisse möglich ist. Zum anderen sollten die Profile der Kandidaten aktuell sein, da es ansonsten für Personaler unklar ist, ob nach wie vor ein Interesse an einem Job besteht.
Angemessene Kostenstruktur: Die Kosten sollten stets im Verhältnis zur erbrachten Leistung stehen. Enthält die Datenbank tatsächlich so viele vielversprechende Kandidatenprofile, dass sich bereits eine kostenpflichtige Registrierung lohnt? Bei manchen Datenbanken müssen Unternehmen erst dann zahlen, wenn Sie konkret Kontakt zu einem der Kandidaten aufnehmen möchten.
Detaillierte Suchfunktionen: Mithilfe umfassender Suchfilter können Personaler direkt die Kandidaten selektieren, welche die Anforderungen der Stelle am besten erfüllen. Das spart Zeit und Mühe.
Aussagekräftige Bewerberprofile: Ein wichtiges Qualitätskriterium einer Datenbank sind die Profile. Diese sollten übersichtlich strukturiert sein und im Idealfall durch einen CV-Parser ausgelesen werden können. Recruiter sollten anhand des Profils schnell erkennen können, ob der Kandidat die richtigen Voraussetzungen für die Stelle mitbringt.
Regelmäßige Betreuung: Entscheidend ist nicht die Anzahl der Kandidaten auf der Plattform, sondern wie aktiv diese sind. Eine gute Bewerberdatenbank ist daher bestrebt, neue Mitglieder zu akquirieren sowie bereits vorhandene Profile auf dem neusten Stand zu halten.
Vorauswahl: Erfolgt bei Aufnahme der Bewerber in die Datenbank bereits eine Selektion im Hinblick auf die Qualifikation der Kandidaten, erspart das Personalern Zeit und Arbeit. Stellen können dadurch schneller und effizienter besetzt werden.

Tipps für ein erfolgreiches Online-Profil in der Datenbank

Egal, wie gut die Bewerberdatenbank ist, für die Sie sich letztlich entscheiden: Der Erfolg hängt zu einem großen Teil davon ab, wie Sie Ihr Profil gestalten. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, ein aussagekräftiges Profil zu erstellen, das die Aufmerksamkeit von Personalern weckt:

Verwendung von Schlüsselbegriffen: Damit Ihr Profil über die Such- und Filteroptionen gefunden wird, müssen Sie bei der Beschreibung Ihrer Qualifikationen darauf achten, für den Beruf relevante Schlüsselbegriffe zu verwenden. Als Inspiration für mögliche Schlagwörter bieten sich Stellenanzeigen an, die für die angestrebte Position geschaltet werden. Sie müssen außerdem auf eine ausgewogene Kombination aus allgemeinen (z. B. SEO-Kenntnisse) und speziellen Begriffen (z. B. Linkbuilding) für die Beschreibung Ihrer Fähigkeiten achten.
Relevanz der Qualifikationen: Beschreiben Sie nur die Qualifikationen ausführlicher, die für den angestrebten Job eine Rolle spielen. Weit zurückliegende Berufsstationen müssen nicht im selben Detail ausgearbeitet werden wie die Positionen der letzten Jahre. Ausführlichkeit bedeutet aber nicht, dass Sie ausschweifen müssen. Prägnante, stichwortartige Angaben erleichtern dem Personaler die Aufnahme der wichtigsten Informationen.
Vollständigkeit: Vollständige Profilangaben erhöhen die Aussagekraft Ihres Profils: Je mehr Informationen zu Ihnen vorliegen, desto eher kann sich der Personaler einen ersten Eindruck Ihrer Eignung für den Job verschaffen. Beschreiben Sie in Ihrem Profil außerdem nicht nur, was Sie bieten, sondern auch was Sie suchen, um die Wahrscheinlichkeit unpassender Angebote zu verringern. Dazu zählen zum Beispiel Angaben zur Art der Stelle (z. B. Vollzeit), Verfügbarkeit und gewünschten Entfernung der Arbeitsstelle.
Aktualität: Sie sollten Ihre Profildaten regelmäßig pflegen. Veraltete Daten erwecken den Eindruck, dass Sie nicht mehr an aktuellen Jobangeboten interessiert sind. Wenn Sie Ihrem Profil Zeugnisse, Arbeitsproben oder anderweitige Dokumente beifügen, sollten auch diese immer auf dem neusten Stand gehalten werden.
Vorsicht bei Anglizismen: Verwenden Sie nicht nur englische, sondern auch deutsche Begriffe – insbesondere für Ihren Jobtitel. Nicht jede Firma ist international ausgerichtet oder mit den englischen Bezeichnungen vertraut.

Datenschutz bei Bewerberdatenbanken

Bei einer Bewerberdatenbank ist darauf zu achten, dass die Datenschutzgrundverordnung eingehalten wird. Folgende Aspekte sind besonders wichtig:

Einwilligung: Bewerber müssen ausdrücklich in die Registrierung und Verarbeitung ihrer Daten einwilligen. Dies gilt vor allem für die Talent Pools von Unternehmen. Auch wenn der Firma die Bewerbungsunterlagen bereits vorliegen, dürfen diese erst dann in die Datenbank aufgenommen werden, wenn der Kandidat dem zustimmt.
Transparenz: Den Kandidaten in der Bewerberdatenbank steht eine Aufklärung über die Nutzung und Verarbeitung ihrer Daten zu. Der Betreiber der Datenbank sollte daher offen kommunizieren, was mit den Daten passiert und für welchen Zeitraum sie gespeichert werden.
Löschung: Beantragt ein Bewerber die Löschung seines Profils, müssen alle Daten vollständig und direkt gelöscht werden. Wurde eine Frist zur Speicherung der Daten festgelegt, muss nach Ablauf der Frist unverzüglich die Löschung erfolgen. Besteht der Wunsch, den Kandidaten weiterhin in der Datenbank zu halten, muss dieser vor Ablauf der Frist kontaktiert werden und einer Verlängerung der Speicherung seiner Daten zustimmen.