Briefkopf - Die korrekte Verwendung

Eine professionelle Bewerbung überzeugt Personalverantwortliche auf den ersten Blick. Dabei spielt nicht nur der Inhalt der Bewerbung eine Rolle, sondern vor allem auch die Gestaltung und Formatierung. Zu einer gelungenen Bewerbung gehört demnach immer ein ansprechend gestalteter Briefkopf, welcher alle relevanten Adressinformationen beinhaltet. Worauf es bei dem Erstellen des perfekten Briefkopfes ankommt, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Bei einem Briefkopf handelt es sich um den oberen Abschnitt eines Briefs oder Anschreibens. Der Briefkopf enthält Informationen zur eigenen Anschrift (1), die Empfängeradresse (2), den Ort und das Datum (3). Unterhalb des Datums befindet sich linksbündig die Betreffzeile (4), welche im Fall einer Bewerbung, falls vorhanden, auch die Kennnummer der Stellenausschreibung beinhaltet. Diese Angabe erleichtert es Personalverantwortlichen, deine Bewerbungsunterlagen direkt an die zuständige Abteilung oder Person weiterzuleiten.

Die Angaben bezüglich der Absender und Empfängeradresse unterscheiden sich dabei minimal hinsichtlich der enthaltenen Informationen. Deshalb listen wir im Folgenden einmal detailliert die Informationen auf, die in der jeweiligen Adressangabe enthalten sein müssen.

Die Absenderadresse umfasst folgende Aspekte: 

Die Empfängeradresse umfasst folgende Aspekte:

Unterhalb der Adressinformationen werden dann noch der Ort und das aktuelle Datum am rechten Rand des Dokuments eingefügt. Das Datum wird dabei entweder im Format „TT.Monat JJJJ“ oder „TT.MM.JJJJ“ angegeben. Im Anschluss daran folgt die aussagekräftige Betreffzeile, welche vor allem bei einer Bewerbung eine wichtige Rolle spielt, da sie den Personalverantwortlichen direkt Aufschluss darüber gibt, auf welche Stelle Sie sich bewerben.

Wenn Sie beim Versenden eines Geschäftsbriefs oder einer Bewerbung Informationen darüber haben in welcher Abteilung beziehungsweise von welcher zuständigen Person Ihr Anliegen bearbeitet wird, können Sie den Zusatz „zu Händen“ verwenden.

Der Vermerk „Zu Händen“ beziehungsweise eine der gängigen Abkürzungen („z. Hd.“, „z. Hdn.“, „z. H.“) wird dazu an der richtigen Stelle im Adressfeld platziert.

Das Adressfeld wird dann wie folgt aufgebaut:

Zum Erstellen des Briefkopfes haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie den Briefkopf direkt in einem Word-Dokument erstellen. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Sie einen individuellen Briefkopf gestalten möchten. Wenn Sie die Gestaltung lieber in die Hände von Profis legen möchten, können Sie auch Designvorlagen verwenden, welche bereits einen Briefkopf enthalten.  

Um einen Briefkopf mit Microsoft Word zu erstellen, verwenden Sie die Kopfzeile in Ihrem Dokument. Um Ihrem Brief oder Ihrer Bewerbung eine Kopfzeile hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Option „Kopfzeile“. Innerhalb der Kopfzeile können Sie nun die Adressdaten einfügen. Um den Briefkopf individuell zu gestalten, können Sie zudem Textfelder und Grafiken einbinden. Dies eignet sich zum Beispiel, wenn Sie Ihr Firmenlogo in einem Geschäftsbrief integrieren möchten.

Um Ihnen eine Hilfestellung bei der Erstellung Ihres Anschreibens zu geben, haben unsere Bewerbungsexpert*innen Ihnen ein Muster für Ihr Anschreiben mit professionellem Briefkopf im Microsoft Word Format (.docx) erstellt. Laden Sie sich die Vorlage jetzt kostenlos herunter:

Wichtig ist, dass die Angaben im Briefkopf gut lesbar und strukturiert sind. Bei der Auswahl der Schriftgröße und Schriftart sollten Sie sich am Layout der restlichen Bewerbung orientieren, damit das Ganze ein stimmiges Gesamtbild abgibt. Kleine Variationen der Schriftart und -größe sind durchaus erlaubt, solange sie das Layout unterstützen und die Bewerbung nicht chaotisch wirken lassen.

Im Briefkopf werden, wie auch bei der Bewerbung, häufig die gängigen Schriftarten „Times New Roman“, „Helvetica“ und „Arial“ verwendet. Die Schriftgröße kann zwischen 11 und 12 Punkt variieren. Beim Betreff ist es nicht unüblich, durch die Verwendung der Schriftgröße 13 oder 14 Punkt für eine Hervorhebung der Betreffzeile zu sorgen.

In der Regel wird jedes offizielle Schreiben mit einem Briefkopf versehen. Aber auch dabei gibt es verschiedene Anwendungsfälle und Besonderheiten. Um zu vermeiden, dass Sie direkt durch einen fehlerhaften Briefkopf negativ aufzufallen, sollten Sie diese Besonderheiten in jedem Fall berücksichtigen. 

Möchten Sie einen Geschäftsbrief oder eine Bewerbung auf Englisch verfassen, gibt es auch beim Briefkopf (englisch: letterhead) einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten, um für einen professionellen ersten Eindruck bei den Personalverantwortlichen zu sorgen. So wird im Englischen die eigene Adresse häufig zentriert am oberen Ende des Dokuments platziert.

Folgende Informationen sollten im Briefkopf auf Englisch enthalten sein:

Damit es bei der Verständlichkeit nicht zu Problemen kommt, sollten Sie auf die Verwendung von Umlauten wie beispielsweise „ä“ oder „ß“ verzichten und diese durch „ae“ und „ss“ ersetzen. Bei Ihren Kontaktdaten müssen Sie den Zusatz „Germany“ ergänzen, wenn Sie Ihren Geschäftsbrief oder Ihre Bewerbung aus Deutschland versenden. Zudem müssen Sie ihre Telefonnummer um die internationale Vorwahl für Deutschland (0049) ergänzen, sodass Sie auch von Personen aus dem Ausland ohne Probleme kontaktiert werden können.

Darüber hinaus gilt es zu beachten, in welches Land das englische Schreiben versendet wird, da es zu unterschiedlichen Schreibweisen bei der Datumsangabe kommen kann. In der britischen Schreibweise wird das Datum nach folgendem Schema angegeben: „2 September 2022“, während es nach der amerikanischen Schreibweise folgendermaßen angegeben wird: „September 2, 2022“. 

Vor allem bei Geschäftsbriefen und Bewerbungen sollten Sie immer darauf achten, eine konkrete Ansprechperson ausfindig zu machen und Ihr Schreiben an diese Person zu adressieren, weil eine allgemeine Anrede häufig als unhöflich wahrgenommen wird. Ihre Chancen auf eine ausgeschriebene Stelle können durchaus schlechter ausfallen, wenn Sie sich nicht die Mühe machen, die zuständige Person in Erfahrung zu bringen.

Sollten Sie trotz ausführlicher Recherche keine Informationen über die Ansprechperson finden, können Sie sich bei der Empfängeradresse auf die Adresse aus dem Impressum oder von der Kontaktseite berufen, welche bei seriösen Unternehmen immer auf der Webseite zu finden ist.

Ihre Online-Bewerbung beinhaltet für gewöhnlich genauso ein Anschreiben und einen Lebenslauf wie auch eine per Post versandte Bewerbung. Das Anschreiben und den Lebenslauf versehen Sie also auch im Rahmen einer Online-Bewerbung mit einem Briefkopf, welcher alle relevanten Informationen enthält.

Die E-Mail hingegen, welche häufig verwendet wird, um eine Bewerbung alternativ zum Bewerbungsportal zu versenden, beinhaltet keinen Briefkopf. Hier nutzen Sie lediglich die Betreffzeile, um Personalverantwortlichen die Einordnung Ihrer Bewerbung zu ermöglichen. Aus diesem Grund sollte die Betreffzeile Ihrer E-Mail auf jeden Fall das Wort „Bewerbung“, die Stellenbezeichnung und falls vorhanden die dazugehörige Kennnummer enthalten. Die Adressdaten finden in der Betreffzeile keinen Platz. Personalverantwortliche können diese Ihrem Anschreiben und Lebenslauf entnehmen.

Beim Beschriften von Briefumschlägen gibt es auch einige Standards zu beachten, damit die Briefe von Maschinen gelesen werden können und es bei der Zuordnung in den Briefzentren nicht zu Problemen kommt. Briefumschläge ohne Fenster werden grundsätzlich im Querformat beschriftet. Alle Adressinformationen werden auf der Vorderseite des Briefumschlags platziert. Ihre eigene Adresse steht dabei oben links und die Empfängeradresse unten rechts auf dem Umschlag. Die Briefmarke findet oben rechts ihren Platz.

Bei Briefumschlägen mit Fenster (unabhängig von der Größe) wird die Empfängeradresse so auf dem Anschreiben oder Geschäftsbrief platziert, dass sie durch das Fenster einsehbar ist. Bei kleineren Briefumschlägen muss das Schreiben dazu in drei gleich große Abschnitte gefaltet werden. Damit alle relevanten Informationen sichtbar sind, wird ein sogenanntes Anschriftenfeld erstellt.

In der ersten Zeile des Adressfeldes fügen Sie in Schriftgröße 6-8 Punkt Ihre eigene Adresse ein. Danach folgen drei Leerzeilen, die bei Bedarf für diverse Versendungsvermerke wie zum Beispiel „Einschreiben“ verwendet werden können. Im Anschluss folgen sechs Zeilen, in denen Sie die Informationen der adressierten Person angeben können.

Nach dem Absenden des Formulars nehmen wir gerne per E-Mail oder per Telefon Kontakt zu Ihnen auf. Der Versand unseres Angebots erfolgt per E-Mail. Ihre Angaben werden verschlüsselt übertragen.